10 خطوات تضمن بها كتابة بريد إلكتروني احترافي
يعد البريد الإلكتروني معياراً أساسياً في العلاقات المهنية إذ يكون الحوار مختصراً و مباشراً، بدءاً من طلب توقيع عقد وانتهاءً بدعوة لتناول الفطور مع زبونٍ مستقبلي، وبما أنّه البريد الإلكتروني يُقرأ، فيجب أن يكون مكتوباً بحرفية، ولا يمكن تبرير وجود أخطاء في رسالة بسيطة ومكتوبة بمهارة.
وحسب صحيفة “هافينجتون بوست” الأمريكية، ما هي الأخطاء غير المقبولة في البريد الإلكتروني؟.. إليك الأجابة:
1)عنوان بريد إلكتروني خيالي
انس عنوان بريدك الإلكتروني الذي ينتمي إلى أيام الدراسة الجامعية، واعمل بحرفية أكبر لضمان رد المرسل إليه، يجب أن يتضمن العنوان الاسم والنسبة، واسم الشركة، مما سيضفي طابعاً تنظيمياً على المحتوى.
2)عدم وجود الموضوع
إن لم تتضمن رسالتك الإلكترونية أي موضوع فلن تُقرأ، كن وجيزاً ومختصراً، لماذا سيتوقف من تخاطب لقراءة رسالتك؟، لأنك قدمت له في الموضوع المعلومات التي يحتاجها،
الطريقة الأولى للوصول إلى مخاطبك هي اختصار ما تريد قوله في عدد قليل من الكلمات.
3)التوقيع الذي لا يترك طابعاً
أظهر لمخاطبك كل ما لديك من عناصر حتى آخر كلمة بالموضوع، والتوقيع جزء مهم من ذلك، حاول أن تحفظه على جهاز الكمبيوتر، أو على هاتفك الذكي، ما سيساعدك على توفير الوقت، كما ستتمكن من تعديله حسب المحتوى، حدد بياناتك (البريدية والهاتفية) بعد الاسم والنسب، يمكنك إضافة شعار الشركة، وآخر حملة قامت بها.. إلخ. كما يمكنك إضافة رابط لموقع إنترنت، أو مدونة.. إلخ.
4)الرسائل القصيرة
تجنب “أهلاً، كيف حالك؟”، التي قد تزعج القارئ، فالتسلسل الهرمي للعلاقات يستمر حتى من وراء شاشات الكمبيوتر، فلا تتصرف بألفة زائدة.
5) الرسائل الجماعية غير مقبولة
حدد رسالتك الإلكترونية فلن يكون لرسالة مرسلة إلى خمسين شخصاً وأخرى كُتبت خصيصاً لشخص معين نفس التأثير، وعدل حديثك حسب الشخص المعني.
6) طول الرسالة
ادخل في صلب الموضوع، فيجب أن يفهم المتلقي عما تتحدث، وما هي الرسالة التي تسعى إلى إيصالها، لذا رتب معلوماتك على شكل نقاط لكي تكون رسالتك مختصرة وفعالة، وأيضاً لتسهل عملية القراءة.
7) أنا، أنا، أنا
إذا استخدمت الحديث الفردي فسيخيب أملك، لأن الكثير من الناس لا يهتمون بذلك، بعد “سيدتي الفاضلة، سيدي الفاضل”، تذكر نوع العلاقة التي تربطك بالمخاطب، استحضر في بعض الجمل علاقتكم، أو آخر مرة تقابلتما فيها، مما قد يدفعه إلى وضعك في الحال في أول القائمة.
8) فن عدم التهذيب
يالتأكيد، البريد الإلكتروني ليس رسالة مكتوبة بالقلم لذا لا ننهي الكلام إلا بالمصطلحات الثابتة والمعروفة، استخدم صيغ اللباقة، فعندما نمر إلى الإطار المهني نجد العبارة الشهيرة “تفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير”.
9) بريد منقول= بريد مزعج
تريد إرسال نفس المعلومة إلى العديد من الأشخاص هذا ممكن عند إرسال البريد، يجب حفظ المرفقات الموجودة مع البريد الأول، وتذكر دائماً تجديد المعلومات المتعلقة بالمرسل إليهم.
10) بريد إلكتروني فوضوي
تذكر دوماً تنظيمه على شكل فقرات، هكذا سيكون سهلاً على القارئ فهم قصدك، ابدأ بترتيب المواضع مع الحفاظ على السياق بعد ذلك في الخطوة الثانية، ادرج طلبك بشكل مباشر، ولا مانع من إضافة عناوين، وفي النهاية امنح المتلقي فرصة إجابتك وذلك بإعطائه موعداً أو فرصة للتواصل معك.
